從優秀到卓越的『高效個人時間管理系統』

04/09 @Harbor Point Parking Lot

從大學接觸時間管理到現在也已經超過12年, 日漸體驗能夠感受到管理時間所帶來的益處. 我想用這篇來簡單列舉,我如何從不同時間管理高度來看待每個當下, 個人心得歡迎互相交流！


五年計畫與月計畫

我曾列舉過自己的百年計畫, 所以對於自己每個五年大概有個想像空間. 但五年計畫對於我們平常生活可能還是太遙遠, 所以我還會分成大概每年要做幾個大重點再細分成每月重點. 我在google sheet 建立百年計畫和五年計畫, 然後我在筆記本行事歷裡面的每月行事曆頁面寫下每個月計畫！這樣在撰寫每月大計畫時,每次翻閱都會潛意識提醒自己記住每個月的重點！簡單有效可追蹤

如何檢視五年計畫/年計畫與月計畫, 偶爾無聊可以拿出來翻一翻, 檢視看是否在自己所規劃的路線上努力,還是不小心偏向別的方向. 或是遇到比較大的事件, 所以價值觀/生活方式想要有其他改變,這都是自我改變與成長契機, 沒有好壞但是要知道『為何而做』


每週計畫 (目標管理的核心)

在筆記本行事曆裡面,如果是比較大事情,我會在每月行事曆頁面標記重要事件與時間範疇. 而每週計畫則是在每週日早上起床後, 將下一週大概要抓的重點事項排入某一天/某一個時段.而平常庶務,若要需要特別標記,則不要偷懶,請馬上在某一天/某一個時段,將那一段時間保留下來,並寫下幾個關鍵字,例如: 事件/下一步行動/重要關係人, 關鍵重要資訊要抓取與記錄. 重點是每週對於要做的重要事情,心裡很踏實,有個底！

做周計畫的好處是,都需要跨部門,跨時區溝通, 你會很清楚每一週大概會發生那一些『大事件』而當你掌握比其他人更多資訊與判斷, 你就會比別人多一份掌握與悠然自得. 而這種悠然自得來自於訊息管理能力. 在會議上各個部門在討論混亂的迷霧當中,能夠有人開啟照明燈點出一條明路, 你懂得我們都得到救贖, 讓我們看到一場會議有效的結束！

價值飛輪是一趟每週自我檢視的核心運動, 透過每週撰寫價值飛輪,快速回顧記錄與未來展望. 然後接著更新下一週的週計畫, 至今實踐結果頗滿意！

每日計畫 (行動管理核心)

這我領悟好久好久,才抓取出自己的一套方法！隨身手寫最簡單,最好計畫與控制！

執行重點就是每日抓取3件重要事情
( 3 MITs ). 我會寫在每日行事曆頁面的最上面, 例如: 1. xxx. 2.yyy. 3. zzz. 做完就劃掉,

每日行事曆中間通常會有一大堆空白, 我則是會寫下每個時段(上班時間8 am - 5pm) 作為不同區段, 然後每個時段(1小時), 我會寫下那個時段的關鍵事項,通常包含每日/每週例行性會議,固定工作時間, 重要且不緊急的事情, 盡可能留空. 留空是處理緊急且重要的事情. 自我磨練到最後, 其實可能在行事曆上留白的人才是真高手阿！！！

每日行事曆下面通常還會有一塊空白, 我用這部分來記錄會議臨時交辦事項, 下一步行動,我也是用 1,2,3,4,5 來標記. 不要急著做, 不要急著承諾完成日期, 因為你會自我檢視當天行事曆,會自我盤點還有多少時間可以用, 還有多少待辦事項仍未完成, 然後再答覆一個比較可行的承諾日期, 因為我知道我每做一件事情, 即時是接聽一通電話,這仍可以帶來另外一個開放式行動, 會消耗掉我另外的注意力時間與能量. 如果我基本上5秒鐘內可以評估是否可以當天做完, 如果做不完,我則會看看隔一個工作天是否有空檔, 我能否在那一個時段完成,或是進行下一步行動, 通常這個評估會花約10秒到20秒, 然後再答覆一個承諾日期,通常對方也是可以接受！這種程度大概要練到『我的慢動作,別人看起來像是快動作』基本上我操練這個時間管理流程,在今年購入行事曆筆記本之後,整體時間管理能力基本上已經有行雲流水的流程感. 我的直屬長官,對應同事, 我所管理的團隊都知道我有一本固定筆記本來處理代辦事項.

晨間日記是我每天回想當天或是前一天的方方面面, 讓我有機會可以沉澱五分鐘,讓我知道我每日思考與行動是否與我的價值觀規劃契合, 我目前還是覺得這一套實踐結果頗有效果！

這是我的個人時間管理系統, 有興趣的朋友,歡迎多交流！